Faktura zaliczkowa

Dokumentuje otrzymanie zaliczki (całości lub części zapłaty) przed dostarczeniem towaru lub wykonaniem usługi.

Kiedy go używasz

Wystawiasz ją obowiązkowo, gdy przed realizacją zamówienia otrzymasz od kontrahenta-firmy zaliczkę lub całą zapłatę z góry. Jeśli zaliczkę wpłaca osoba prywatna, fakturę zaliczkową wystawiasz tylko na jej żądanie. Masz na to czas do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania wpłaty, ale nie wcześniej niż 60 dni przed jej otrzymaniem. Jeśli zapłata i realizacja zamówienia przypadają na ten sam miesiąc, nie musisz wystawiać osobnej faktury zaliczkowej — wystarczy jedna faktura końcowa. Faktura zaliczkowa nie generuje przychodu ani kosztu w podatku dochodowym — te rozliczasz dopiero fakturą końcową.

Co zawiera

• numer, datę wystawienia i (jeśli różni się) datę otrzymania zaliczki
• dane sprzedawcy i nabywcy wraz z NIP
• nazwę towaru/usługi, której zaliczka dotyczy
• kwotę otrzymanej zaliczki brutto, stawkę i kwotę VAT

Czym różni się od pokrewnych dokumentów

• od faktury końcowej — zaliczkowa dokumentuje wpłatę przed realizacją, końcowa rozlicza resztę należności po jej zakończeniu
• od faktury VAT — dotyczy tylko części płatności otrzymanej z góry, a nie całej wartości transakcji
• od wariantów MPP/VAT marża/bez VAT — te stosujesz zamiast zwykłej faktury zaliczkowej, gdy transakcja podlega odpowiednio mechanizmowi podzielonej płatności, procedurze marży albo zwolnieniu z VAT