Nota księgowa

Uniwersalny dokument rozliczeniowy dla operacji, które nie podlegają opodatkowaniu VAT — ogólna kategoria obejmująca rozliczenia obciążeniowe, uznaniowe i mieszane między kontrahentami.

Kiedy go używasz

Wystawiasz notę księgową, gdy chcesz rozliczyć z kontrahentem kwotę, która nie wynika ze sprzedaży towaru czy usługi objętej VAT — np. rozliczenia składek członkowskich, dotacji, zwrotów kosztów czy innych operacji między partnerami niebędących transakcją handlową. W zależności od kierunku rozliczenia nota może być obciążeniowa (żądasz zapłaty), uznaniowa (potwierdzasz, że jesteś winny kontrahentowi) albo obciążeniowo-uznaniowa (łączy oba rozliczenia). Jeśli Twoja sytuacja dotyczy konkretnie obciążenia kontrahenta karą, odsetkami czy odszkodowaniem, sprawdź też wyspecjalizowane warianty — notę obciążeniową i notę odsetkową.

Co zawiera

• dane identyfikujące dokument: numer, data wystawienia
• dane obu stron: nazwa/imię i nazwisko, adres, NIP
• tytuł i opis rozliczenia oraz kwotę (w PLN — kwoty w innych walutach przelicza się po kursie z dnia wystawienia)
• termin i sposób zapłaty

Czym różni się od pokrewnych dokumentów

• od faktury VAT — dotyczy operacji w ogóle niepodlegających VAT, a nie sprzedaży towaru/usługi
• od noty obciążeniowej — nota księgowa to szersza kategoria (obejmuje też rozliczenia uznaniowe); nota obciążeniowa to konkretnie żądanie zapłaty od kontrahenta
• od noty odsetkowej — ta dotyczy wyłącznie odsetek za opóźnienie w płatności, nota księgowa obejmuje dowolny tytuł rozliczenia pozaVATowego