Nota obciążeniowa

Dokument, którym obciążasz kontrahenta konkretną kwotą z tytułu zdarzenia niepodlegającego VAT — najczęściej kary umownej, odszkodowania albo zwrotu kosztów.

Kiedy go używasz

Wystawiasz notę obciążeniową, gdy chcesz obciążyć kontrahenta należnością wynikającą z nienależytego wykonania umowy (kara umowna), wyrządzonej szkody, niedoboru w mieniu firmy (np. rozliczenie z pracownikiem) albo innych roszczeń, które nie są sprzedażą towaru czy usługi opodatkowaną VAT. Dla nabywcy kwota z noty obciążeniowej staje się kosztem podatkowym dopiero w momencie zapłaty lub potrącenia wierzytelności.

Co zawiera

• dane identyfikujące dokument: numer, data wystawienia
• dane obu stron: nazwa/imię i nazwisko, adres, NIP
• tytuł obciążenia (np. kara umowna, odszkodowanie, zwrot kosztów) i jego podstawę
• kwotę obciążenia i termin płatności

Czym różni się od pokrewnych dokumentów

• od noty księgowej — nota księgowa to szersza kategoria, obejmująca też rozliczenia uznaniowe; nota obciążeniowa to jej podtyp służący wyłącznie do żądania zapłaty
• od noty odsetkowej — nota odsetkowa dotyczy konkretnie odsetek za opóźnienie w płatności; nota obciążeniowa obejmuje szerszy zakres roszczeń (kary, odszkodowania, inne koszty)
• od faktury VAT — dokumentuje roszczenie niepodlegające VAT, a nie sprzedaż towaru/usługi