Pro forma

Dokument informacyjny prezentujący warunki planowanej transakcji (cenę, zakres, termin) — zanim dojdzie do faktycznej sprzedaży. Nie jest fakturą VAT i nie rodzi żadnych skutków podatkowych ani obowiązku zapłaty.

Kiedy go używasz

Wystawiasz pro formę, gdy chcesz przedstawić kontrahentowi szczegółową propozycję sprzedaży — np. jako odpowiedź na zapytanie ofertowe albo potwierdzenie ustaleń przed realizacją zamówienia. Możesz ją wystawić na całą wartość zamówienia albo tylko na zaliczkę. Opłacenie pro formy przez klienta oznacza zaakceptowanie oferty i zawarcie transakcji — ale samo wystawienie dokumentu nie tworzy żadnego zobowiązania: jeśli klient nie zapłaci, nie musisz nic korygować ani rozliczać VAT. Właściwą fakturę wystawiasz dopiero po faktycznej sprzedaży albo po otrzymaniu zapłaty (wtedy jako fakturę zaliczkową).

Co zawiera

• dane identyfikujące dokument: numer, data wystawienia, obowiązkowy opis "PRO FORMA"
• dane sprzedawcy i nabywcy
• opis sprzedaży: nazwę towaru/usługi, ilość, cenę jednostkową netto, stawkę VAT (informacyjnie), wartość netto/brutto
• kwotę należności ogółem

Czym różni się od pokrewnych dokumentów

• od faktury VAT — nie jest dokumentem księgowym ani podatkowym, nie podlega ewidencji i nie daje prawa do odliczenia VAT
• od oferty — pro forma ma formę i szczegółowość zbliżoną do faktury, z konkretną wyceną pozycji; oferta bywa bardziej ogólna
• od faktury zaliczkowej — pro forma nie potwierdza otrzymania wpłaty, tylko ją zapowiada; dopiero realna wpłata wymaga wystawienia faktury zaliczkowej